はじめに
Excelで資料を印刷したとき、「どの資料か分かりにくい」「ページ番号がなくて不便」と感じたことはありませんか？
そんなときに便利なのが「ヘッダー」や「フッター」の機能です。
この記事では、初心者の方向けに、Excelのヘッダー・フッターの基本的な使い方と活用するメリットをわかりやすく解説します。
ヘッダー・フッターとは？
ヘッダーとは？
Excelで印刷したときに、各ページの上部に表示される情報のことです。
文書名や作成者名、日付などを表示して、資料をわかりやすく整理できます。
フッターとは？
ヘッダーと反対で、各ページの下部に表示される情報のことです。
ページ番号や会社名などを入れて、資料の整合性を保つために使われます。
Excelでの設定方法（ステップ形式）
ステップ1：表示を切り替える
- Excelの上部メニューから「挿入」タブをクリック
- 「テキスト」グループの中にある「ヘッダーとフッター」を選択
- 画面が「ページレイアウト」ビューに切り替わり、編集できるようになります
ステップ2：内容を入力する
- 「ページの上部（ヘッダー）」と「下部（フッター）」に、それぞれ左・中央・右の3か所があり、自由に入力できます。
- よく使われる内容には以下のようなものがあります：
- ページ番号
- 作成日
- ファイル名
- シート名
- 作成者名
ステップ3：簡単に自動挿入する方法
「ヘッダーとフッター」ツールバーが表示されるので、そこから「ページ番号の挿入」や「現在の日付」などをワンクリックで挿入できます。
ファイル名を入れる
日付を入れる
もちろん日付の前に好きなテキストを入れることも可能です。
例えば「出力日：」というテキストをいれることで、日付の表す意味が明確になります。
日付はファイルを開いた時点のものに自動で変わるので、日付を書き換える手間や、入力ミスをなくすことができます。
ページを入れる
「ページ番号」と「ページ数」を組み合わせることで、資料が全部で何枚あり、手元の資料が何ページ目かが分かるように、自動で明記することが可能になります。
印刷プレビューすると
期待通りにヘッダー、フッターが表示されることが確認できました
編集後の表示レイアウトの戻し方
初心者の方は、「ページレイアウト」ビューのままだとセルの幅や配置が少し使いにくく感じることがあります。
ヘッダーやフッターの設定が終わったら、「標準」に戻して作業を続けるとスムーズですよ。
1. 「表示」タブを選択
Excel画面上部の「表示」タブをクリックします。
2. 「標準」表示を選択
「ブックの表示」グループ内にある「標準」をクリックします。
これで、セルが見えるいつもの編集画面に戻ります。
実務での活用例
- 会議資料・報告書：ヘッダーにタイトルと作成日、フッターにページ番号を入れることで、誰がいつ作った資料かわかりやすくなります。
- 印刷資料：複数ページにわたる印刷物でも、ページ番号があることで読み手が迷いません。
- 社内共有ファイル：ファイル名やシート名をフッターに入れておくと、紙で配ったときにも識別しやすくなります。
ヘッダー・フッターを設定するメリット
1. 資料の信頼性アップ
- 文書タイトルや作成日が記載されていることで、「しっかり管理されている資料」という印象に。
2. ページ管理が簡単に
- 長い資料でも、ページ番号が入っていれば読みやすく、順番がバラバラになっても整理しやすいです。
3. 情報の見落とし防止
- ファイル名や更新日が記載されていると、「最新の資料かどうか」がすぐに確認できます。
4. 業務の効率化
- 一度設定すれば、毎回入力し直す必要がなく、テンプレートとして再利用も可能です。
よくある質問（FAQ）
Q. ヘッダー・フッターが印刷されません。なぜ？
A. 「ページレイアウト」ビューでは表示されていても、印刷設定で非表示になっている場合があります。印刷プレビューを確認してみましょう。
Q. フォントのサイズや色は変更できますか？
A. はい、可能です。ヘッダー・フッター内で選択し、「ホーム」タブから書式を設定できます。
Q. 一部分だけヘッダーを非表示にできますか？
A. Excelでは基本的にすべてのページに共通で表示されます。特定のページだけ変えたい場合は、印刷範囲を工夫する必要があります。
まとめ
ヘッダー・フッターは、初心者でもすぐに使える便利な機能です。
資料の見やすさや印刷物の整合性を高め、業務の効率化にもつながります。
「資料がもっと見やすくなった」「どの資料かすぐにわかるようになった」
そんな実感がきっと得られるはずです。
ぜひこの記事を参考に、ヘッダー・フッター機能を活用してみてください！
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